Mục đích: Nhằm quản lý chặt chẽ tình trạng hàng hóa hư hại, thiệt hại trong quá trình vận chuyển; nắm bắt được thiệt hại thực tế, nguyên nhân và người chịu trách nhiệm. Từ đó giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ về chi phí phát sinh, đưa ra biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tổn thất, cải thiện quy trình vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hạng mục quản lý sự cố của CETA được chia thành 2 loại: Sự cố về hàng hóa và sự cố về xe.
Sự cố hàng hóa là các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, bốc xếp hoặc lưu kho khiến hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt, sai lệch hoặc không đảm bảo chất lượng. Nguyên nhân có thể do lỗi chủ quan (con người) hoặc khách quan (thời tiết, thiết bị…).
Sự cố về phương tiện (xe) là các tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển khi phương tiện gặp trục trặc như hỏng hóc, tai nạn, hoặc sự cố kỹ thuật, ảnh hưởng đến tiến độ và an toàn giao hàng.
Các bước nhập thông tin sự cố
Người phụ trách cần căn cứ vào hiện trạng thực tế của sự cố để xác định đúng loại sự cố xảy ra. Khi cập nhật lên hệ thống, lưu ý chọn chính xác loại sự cố phù hợp nhằm đảm bảo thông tin được ghi nhận đầy đủ và đúng quy trình xử lý.
- Thêm mới trực tiếp
Bước 1: Truy cập hệ thống CETA > Tại mục tài xế chọn “Sự cố”
Bước 2: Tại màn hình sự cố, nhấn chọn thêm mới (+)
Bước 3: Nhập toàn bộ thông tin chi tiết theo form > Tải lên hinh ảnh đính kèm
Giải thích các trường thông tin:
Mã: Là mã định danh cho sự cố, ví dụ: INC000027. Mã này hệ thống tự động sinh hoặc người dùng nhập thủ công để dễ theo dõi và quản lý.
Trạng thái: Cho biết sự cố đã được xử lý hay chưa. Có thể là “Chưa xử lý”, “Đang xử lý”, “Đã xử lý” tùy theo tiến độ.
Xe: Biển số xe liên quan đến sự cố. Trường này bắt buộc phải chọn vì đây là thông tin chính để xác định phương tiện.
Rơ mooc: Là phần mooc kéo theo nếu xe thuộc loại đầu kéo container. Nếu không có thì có thể bỏ trống.
Người phụ trách: Là người chịu trách nhiệm xử lý, theo dõi hoặc báo cáo sự cố. Có thể là tổ trưởng, điều phối, trưởng bộ phận…
Ngày xảy ra: Ngày thực tế hoặc ngày phát hiện ra sự cố. Trường bắt buộc phải nhập.
Loại: Phân loại sự cố như tai nạn lao động, vi phạm ký luật.
Loại sự cố: Chọn giữa “Phương tiện” (liên quan đến xe, tai nạn, kỹ thuật) hoặc “Hàng hóa” (liên quan đến hư hỏng, mất mát hàng).
Loại tai nạn: Gồm hai loại chính: “Chủ quan” (do lỗi người điều khiển, sơ suất…) và “Khách quan” (do thiên tai, đường xá, sự cố bất khả kháng).
Đơn hàng xảy ra sự cố: Nếu sự cố xảy ra khi đang thực hiện đơn hàng cụ thể, chọn đơn hàng đó trong danh sách (Có thể tìm kiếm theo số khung).
Tài xế: Người điều khiển xe tại thời điểm xảy ra sự cố. Bắt buộc phải chọn.
Tài phụ: Nếu có tài phụ đi kèm tài xế (phụ xe, người hỗ trợ) thì điền vào đây.
Container: Số hiệu container liên quan nếu xe có chở container. Không bắt buộc.
Bảo hiểm chi trả: Chọn “Có” nếu sự cố được bảo hiểm chi trả, “Không” nếu chi phí do công ty hoặc cá nhân chịu.
Trạng thái thanh toán: Hiển thị trạng thái hiện tại của việc bồi thường thiệt hại. Có thể là “Chưa thanh toán”, “Đã thanh toán”, “Bảo hiểm đã thanh toán”, “Bảo hiểm chưa thanh toán”…
Nơi xảy ra: Nhập địa điểm cụ thể xảy ra sự cố, ví dụ: “Kho ABC, QL1A, Km số XX…”.
Thiệt hại về xe: Giá trị ước lượng hoặc thực tế chi phí sửa chữa, thay thế bộ phận xe bị hư hỏng.
Thiệt hại về người: Nếu có thương tích cho tài xế hoặc người liên quan thì nhập số tiền chi phí y tế, hỗ trợ,…
Thiệt hại về hàng hóa: Nếu hàng hóa bị mất, vỡ, hư hỏng thì ghi rõ thiệt hại bằng tiền.
Thiệt hại khác: Các chi phí phát sinh khác như chi phí phát sinh vì chậm giao hàng, chi phí kéo xe, xử lý kho…
Tổng thiệt hại: Hệ thống tự động cộng tổng thiệt hại từ các mục trên. Nếu không, người nhập tự tính và điền vào (Nếu gộp cả VAT)
Số ngày xe nằm sửa chữa: Là số ngày mà xe không thể hoạt động vì phải chờ sửa chữa sau sự cố.
Lý do: Ghi ngắn gọn nguyên nhân sơ bộ của sự cố. Ví dụ: “Va chạm khi lùi xe vì khuất tầm nhìn.”
Mô tả: Diễn giải chi tiết sự cố bao gồm hoàn cảnh, diễn biến, hành vi của tài xế, hiện trạng thiệt hại,… để làm căn cứ cho xử lý và báo cáo sau này.
Bước 4: Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin > Nhấn “lưu” để hoàn thiện.
Cập nhật thông tin sự cố
Khi một sự cố được thêm mới ở trạng thái chưa xử lý, người chịu trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ theo dõi, cập nhật tình trạng và trạng thái xử lý lên hệ thống trong suốt quá trình xử lý sự cố. Trong trường hợp này, người dùng (người xử lý) cần chỉnh sửa thông tin sự cố theo đúng tình hình thực tế. Các bước như sau:
Bước 1: Tại màn hình danh sách sự cố > lọc chọn sự cố cần cập nhật thông tin > Nhấn chọn sửa (biểu tượng cây bút)
Bước 2: Cập nhật thông tin cần thiết:
Trạng thái xử lý
Bảo hiểm chi trả (có hoặc không)
Trạng thái thanh toán
Số ngày xe nằm sửa chữa
Bước 3: Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin > Nhấn chọn “Lưu” để hoàn thiện
Mục lục
