CẬP NHẬT CHI PHÍ TẠI ĐIỂM

TỔNG QUAN

Chi phí phát sinh tại điểm: Là các khoản chi phí mà đơn vị vận tải phải chi trả ngay tại một số địa điểm đặc thù trong quá trình vận chuyển. Các khoản này thường mang tính bắt buộc để xe hoặc hàng hóa có thể tiếp tục hành trình, ví dụ như phí qua cửa khẩu, phí vào cảng, phí nâng hạ tại cảng/ICD, phí bốc dỡ tại kho trung chuyển… Đây là loại chi phí không nằm trong cước phí vận chuyển chuẩn, mà phát sinh thêm tùy theo đặc thù từng điểm giao nhận.

Mục đích quản lý các chi phí phát sinh tại điểm này nhằm:

  • Kiểm soát chính xác lợi nhuận thực tế sau khi trừ chi phí.

  • Tránh thất thoát do các khoản chi phát sinh không được ghi nhận.

  • Dễ dàng tổng hợp, báo cáo chi phí theo từng tuyến, từng khách hàng hoặc từng loại điểm đặc thù (cảng, cửa khẩu, ICD…)

CÁCH CẬP NHẬT CHI PHÍ ĐỊNH MỨC TẠI ĐIỂM

Hệ thống sẽ cho tự động cập nhật chi phí tại điểm cho các đơn hàng đã hoàn thành theo định mức đã thiết lập sẵn.

Trong trường hợp chi phí tại điểm là cửa khẩu, để hệ thống tự cập nhật các chi phí cố định tại điểm, người dùng cần cập nhật loại tờ khai.

Cách thức cập nhật loại tờ khai 

Bước 1: Tại màn hình đơn đặt hàng, lọc và tích chọn các đơn cần cập nhật loại tờ khai > nhập vào dấu “…” ở góc phải màn hình > Chọn Cập nhật tờ khai.

Bước 2: Nhập thông tin tờ khai cho các điểm

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bảng cập nhật tờ khai sẽ hiển thị các đơn hàng con (các chặng) chi tiết cùng với các điểm cụ thể.

Trong trường hợp một đơn đặt hàng được chia thành nhiều đơn con (tương ứng với nhiều chặng vận chuyển), thì:

  • Ở các chặng trước: người dùng chỉ cần cập nhật loại tờ khai cho điểm nhận của đơn chặng đó.

  • Ở chặng cuối cùng (đơn cuối): người dùng sẽ cập nhật loại tờ khai cho cả điểm nhận và điểm trả để hoàn tất thông tin tờ khai cho toàn bộ hành trình.

=> Sau khi người dùng cập nhật tờ khai, hệ thống sẽ tự động cập nhật các chi phí tại điểm theo định mức đã thiết lập.

Cập nhật chi phí định mức tại điểm thủ công

Trong trường hợp cần cập nhật (chạy) lại chi phí định mức tại điểm, người dùng có thể bấm cập nhật lại

Bước 1: Tại màn hình đơn đặt hàng > tích chọn các đơn cần cập nhật > chọn dấu “…” góc phải màn hình > Chọn “Tính chi phí phát sinh“

Bước 2:  Xuất hiện của sổ “Tính chi phí qua điểm của đơn hàng” > Người dùng chọn “Cập nhật tất cả” hoặc “Chỉ cập nhật những chuyến chưa phê duyệt” để hoàn thiện.

CẬP NHẬT CHI PHÍ PHÁT SINH TẠI ĐIỂM

Cho phép cập nhật các hạng mục chi phí phát sinh, ngoài các hạng mục chi phí cố định đã thiết lập.

Cập nhật trên giao diện

Bước 1: Tại màn hính Đơn đặt hàng, tích chọn các đơn cần cập nhật chi phí -> Click chọn nút “Cập nhật CP”

Bước 2: Xuất  hiện cửa  sổ  cập  nhât chi phí đơn hàng -> Người dùng nhập thông tin chi phí, nhà thầu, thuế  vào đơn hàng tương ứng  -> Sau đó ấn “Cập nhật chi phí” để hoàn thành.

Cập nhật qua excel

Bước 1: Tích chọn đơn cần cập nhật > click nút “…” Tại góc phải màn hình > Chọn “Xuất dữ liệu chi phí” Tải về file dữ liệu cần cập nhật.

Bước 2: Mở file vửa tải > Cập nhật các thông tin vào các cột:

Chi phí cho loại điểm: Điểm nhận hàng/ điểm trả hàng

Nhà thầu: Chi phí phát sinh cho nhà thầu phụ trách

Số lượng: Mặc định là 1

Đơn giá: Giá tiền phải thanh toán

Thuế: Mức thuế phải chịu

Tiền tệ: Mặc định là VNĐ

Bước 3: Nhập file lên hệ thống

Quay lại màn hình đơn đặt hàng -> Chọn dấu 3 chấm tại góc phải màn hình > Chọn Nhập dữ liệu chi phí phát sinh

Xuất hiện của sổ cho phép đẩy file vào hệ thống > Ấn “Chọn tệp”  > tiếp theo Ân Nhập dữ liệu

Hệ thống sẽ tự động check lại dữ liệu đã hợp lệ hay chưa hợp lệ > Báo lý do dữ liệu chưa hợp lên để người dùng quay lại dòng lỗi sửa lại thông tin.

Hệ thống báo nhập thành công > Ấn “Đóng” để hoàn thiện

Sau khi nhập dữ liệu, quay lại màn hình danh sách đơn hàng để check lại tông tin.