Quản lý đơn hàng

Mục đích

Giúp nhà quản trị/điều hành quản lý tất cả thông tin chi tiết của đơn hàng một cách dễ dàng và đơn giản nhất, cập nhật được tình trạng  thực tế của từng đơn hàng…từ đó điều phối các đơn hàng tối ưu và hiệu quả nhất.

Video hướng dẫn

Các bước thực hiện

Thêm mới đơn hàng

  • Cách 1: Thêm mới bằng giao diện

Tại phần Đơn hàng > chọn mục “Đơn hàng”

1.Tại màn hình danh sách đơn hàng, bấm vào biểu tượng phía trên bên phải màn hình để thêm mới đơn hàng.

 2. Nhập các thông tin của đơn hàng tại màn hình thêm mới.

Lưu ý: Các mục có đấu sao (*) là những mục bắt buộc nhập đối với đơn hàng trạng thái Khởi tạo. Với trạng thái Sẵn sàng, đơn hàng bắt buộc phải có thêm những thông tin khác bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin nhận hàng, trả hàng. Nếu thông tin chưa đủ thì sẽ không lưu được đơn hàng ở trạng thái này)

Các trạng thái đơn hàng:

  • Khởi tạo: đơn hàng chưa có đầy đủ thông tin chưa có địa điểm nhận trả hàng để gan xe cho tài xế. Đơn hàng Khởi tạo sẽ không được hiển thị ở mục đơn hàng sẵn sàng trên bảng điều khiển.
  • Sẵn sàng: đơn hàng đã có đầy đủ thông tin nhưng chưa gán đơn cho tài xế. Đơn Sẵn sàng sẽ được hiển thị ở mục đơn hàng sẵn sàng trên bảng điều khiển.
  • Chờ tài xế xác nhận: đơn hàng đã điền đầy đủ thông tin và được gán đơn cho xe và tài xế lúc đó sẽ báo về app điện thoại mà tài xế đã được gán. Đơn hàng sẽ được hiển thị trên bảng điều khiển.
  • Chờ lấy hàng: đơn hàng đã được tài xế xác nhận và đang đợi nhận hàng.
  • Đang vận chuyển: đơn hàng đang được tài xế vận chuyển. Với đơn hàng Đang vận chuyển sẽ cần điền Ngày nhận thực tế.
  • Hoàn thành: đơn hàng tài xế đã trả hàng xong, đơn hàng Hoàn thành cần điền đầy đủ thông tin Ngày nhận và trả thực tế.
  • Đã hủy: đơn hàng có trong kế hoạch nhưng thực tế không thực hiện.

  • Hiện chi tiết thông tin Người nhận hàng: Bấm chuột vào Chọn từ danh bạ để chọn thông tin có sẵn. Nếu chưa có sẵn và muốn lưu thêm liên hệ bấm chuột vào tự động lưu thông tin liên hệ -> Khi tạo đơn hàng mới về sau tại mục danh bạ sẽ có sẵn tên liên hệ vừa thêm.

  • Hiện chi tiết thông tin Người trả hàng: bấm chuột vào Chọn từ danh bạ để chọn thông tin có sẵn. Nếu chưa có sẵn và muốn lưu thêm liên hệ bấm chuột vào tự động lưu thông tin liên hệ -> Khi tạo đơn hàng mới về sau tại mục danh bạ sẽ có sẵn tên liên hệ vừa thêm.

  • Hiện chi tiết thông tin xe và tài xế: bấm chuột xe, tài xế, phụ xe, chuyến xe để chọn thông tin có sẵn. Nếu chưa có sẵn và muốn lưu thêm liên hệ thì vào mục xe và tài xế để tạo danh bạ trước khí đó về sau danh bạ sẽ có sẵn xe và tài xế vừa thêm.

  • Hiện chi tiết thông hàng hóa: điền thông tin trên mục thông tin hàng hóa như hình ở trên như cước phí vận chuyển, tỷ lệ hoa hồng, phí hoa hồng, tiền thu hộ khách hàng, chọn loại hàng hóa đó..

3. Chọn tab Thông tin đính kèm để tải lên các file của đơn hàng (nếu có) như chứng từ, thông tin chung, nhận hàng, trả hàng, hủy, đánh giá từ khách hàng. Click vào vùng hiển thị file > Chọn tải file

4. Bấm  kiểm tra lại thông tin đơn hàng và xác nhận .

  • Cách 2: Thêm mới bằng file Excel.

1. Tại màn hình danh sách khách hàng -> Bấm nút để mở cửa sổ.

Nhập dữ liệu từ file excel -> Tải xuống biểu mẫu file excel.

2. Nhập các thông tin khách hàng vào dòng và cột tương ứng -> Lưu lại file vừa nhập trên máy tính.

3. Tải lên file danh sách khách hàng đã lưu lên hệ thống -> Bấm Chọn tệp hoặc kéo thả file vào vùng chọn trên trang web -> sau đó bấm Tiếp theo.

4. Kiểm tra thông tin khách hàng mới được tải lên.

  • Nếu có thông tin dữ liệu chưa hợp lệ, kiểm tra lại file tại dòng tương ứng, sau đó thực hiện lại mục 3.
  • Nếu thông tin đều hợp lệ bấm nút .

5. Hệ thống hiện thông báo thêm mới thành công -> Kiểm tra các khách hàng mới thêm trên Danh sách đơn hàng.

Sửa/cập nhật đơn hàng

1. Chọn đơn hàng muốn sửa từ danh sách đơn hàng .

  • Cách 1: Bấm vào icon  ở cột Hành động cùng trên dòng đơn hàng muốn sửa.

  • Cách 2: Bấm vào mã đơn hàng  -> bấm vào tại cửa sổ chi tiết đơn hàng.

2. Sửa các thông tin trên cửa sổ Sửa đơn hàng. 3. Bấm và xác nhận

  • Cách 3: Sửa cùng lúc nhiều đơn hàng trên web quản trị.
  1. Tại màn hình danh sách đơn hàng, tích vào những đơn hàng cần sửa -> bấm vào biểu tượng phía trên bên phải màn hình -> sau đó bấm vào Nhập trên Sheet để thêm mới đơn hàng.
  2. 2. Màn hình sẽ hiển thị như bên dưới sau đó sửa thông tin của đơn hàng mà mình cần sửa. 3. Bấm cập nhật đơn hàng thành công trên Onelog sheet.

Sao chép đơn hàng

1. Sao chép đơn hàng từ danh sách đơn hàng.

  • Chọn icon tại cột Hành động của dòng đơn hàng muốn sao chép.

2. Nhập thông tin về đơn hàng mới. 3. Bấm và xác nhận

Xóa đơn hàng

  • Cách 1: Xóa bỏ từng đơn hàng bằng cách nhấn vào icontại cột Hành động của dòng đơn hàng muốn xóa trên danh sách.

  • Cách 2: Xóa đồng thời nhiều đơn hàng: Tích vào ô vuông của các dòng muốn xóa trên danh sách -> bấm icon tại góc trên bên phải danh sách để xóa nhiều đơn hàng cùng một lúc.

 Các thông tin hiển thị trên đơn hàng

Thông tin chung:

  • Mã hệ thống: Hệ thống tự động sinh mã
  • Trạng thái: Khởi tạo – Sẵn sàng – Chờ tài xế xác nhận – Chờ nhận hàng – Đang vận chuyển – Hoàn thành – Hủy
  • Số đơn hàng: Số của đơn hàng đó
  • Số hóa đơn, số model, số khung…
  • Khách hàng: tên của khách hàng
  • Ngày đặt hàng: ngày đặt đơn hàng đó, có phải hàng ghép hay không
  • Thông tin nhận hàng: Địa điểm nhận hàng, ngày giờ nhận hàng, tên liên hệ số điện thoại nhận hàng
  • Thông tin trả hàng: Địa điểm trả hàng, ngày giờ trả hàng, tên liên hệ số điện thoại trả hàng
  • Thông tin xe và tài xế: Biển số xe, tên tài xế, phụ xe, chuyến xe
  • Thông tin hàng hóa: Cước phí vận chuyển, phí hoa hồng, tiền thu hộ khách hàng, loại hàng hóa..
  • Thông tin sản lượng ĐHKH, thông tin thanh toán…

Trạng thái thực tế của các đơn hàng

Trên màn hình hiển thị đơn hàng, thống kê được tổng số các đơn hàng theo từng trạng thái của đơn hàng, mỗi trạng thái của đơn hàng hiển thị từng màu sắc tương ứng với màu sắc trên cột trạng thái trên đơn hàng.

Các trạng thái đơn hàng:

  • Khởi tạo: đơn hàng chưa có đầy đủ thông tin, chưa có địa điểm nhận trả hàng để gán xe cho tài xế. Đơn hàng Khởi tạo sẽ không được hiển thị ở mục đơn hàng sẵn sàng trên bảng điều khiển.
  • Sẵn sàng: đơn hàng đã có đầy đủ thông tin như tên khách hàng, địa điểm nhận trả hàng.. nhưng chưa gán đơn cho tài xế. Đơn Sẵn sàng sẽ được hiển thị ở mục đơn hàng sẵn sàng trên bảng điều khiển.
  • Chờ tài xế xác nhận: đơn hàng đã điền đầy đủ thông tin và được gán đơn cho xe và tài xế lúc đó sẽ báo về app mobile đã cài đặt trên điện thoại mà tài xế đã được gán, chờ xác nhận của tài xế trên app mobile. Đơn hàng sẽ được hiển thị trên bảng điều khiển.
  • Chờ lấy hàng: đơn hàng đã được tài xế xác nhận và đang trong quá trình nhận hàng.
  • Đang vận chuyển: đơn hàng đang được tài xế vận chuyển. Với đơn hàng Đang vận chuyển sẽ cần điền Ngày nhận thực tế.
  • Hoàn thành: đơn hàng tài xế đã trả hàng xong, đơn hàng Hoàn thành cần điền đầy đủ thông tin Ngày nhận và trả thực tế.
  • Đã hủy: đơn hàng có trong kế hoạch nhưng thực tế không thực hiện.

Tùy chỉnh hiển thị thông tin trên đơn hàng

  • Bước 1: Nhấp chọn .
  • Bước 2: Có 3 ô Cột sắp xếp mặc định, Thứ tự sắp xếp mặc định, Số bản ghi mặc định có thể chọn 1 trong trong 3 ô hoặc đồng thời cả 3 ô.
  • Bước 3: Nhấp vào ô vuông hoặc trước tên cột để thêm/ bỏ các cột hiển thị trong danh sách.
  • Bước 4: Kéo thả nút để thay đổi thứ tự các cột
  • Bước 5: Nhấn .

Lọc, tìm kiếm đơn hàng

Có thể lọc, tìm kiếm một điều kiện hoặc kết hợp cùng lúc nhiều điều kiện như: lọc, tìm kiếm theo mã hệ thống, trạng thái, theo khách hàng, địa điểm nhận trả hàng, xe và tài xế… thao tác một cách đơn giản giảm thời gian mà hiệu quả.

Xem thông tin chi tiết từng đơn hàng

Trên màn hình đơn hàng, bấm vào mã hệ thống của từng đơn hàng sau đó màn hình sẽ hiển thị chi tiết của đơn hàng đó.

Sau đó màn hình sẽ hiển thị chi tiết của đơn hàng như hình ảnh bên dưới.

Lịch sử đơn hàng

Trên màn hình chi tiết của đơn hàng sẽ có mục nhật ký hoạt động ghi lại thời điểm của tất cả các tương tác trong đơn hàng đó.  

Xuất bảng kê doanh thu –  chi phí đơn hàng

1. Tại màn hình danh sách đơn hàng, bấm vào biểu tượng phía trên bên phải màn hình -> sau đó bấm vào Xuất bảng kê như hình ảnh ở bên dưới.

2. Sau đó màn hình sẽ hiển thị những Đơn hàng đã xóa như hình ảnh ở bên dưới -> sau đó chọn Thời gian báo cáo cần xuất -> bấm Xuất sẽ được bảng báo cáo file excel theo thời gian đã chọn.

Tìm kiếm đơn hàng đã xóa

1.Tại màn hình danh sách đơn hàng, bấm vào biểu tượng phía trên bên phải màn hình -> sau đó bấm vào Thùng rác như hình ảnh ở bên dưới.

2. Sau đó màn hình sẽ hiển thị những Đơn hàng đã xóa như hình ảnh ở bên dưới.

Tích chọn đơn hàng

Trên màn hình hiển thị danh sách các đơn hàng khi tích chọn vào một hoặc nhiều đơn hàng -> màn hình sẽ xuất hiện những trường trộn như: Xóa, In mẫu, Xuất file (excel), in đơn, cập nhật doanh thu, đã xuất hết hàng như hình bên dưới.

Tùy vào mục đích mà người điều hành lựa chọn tác vụ cần thiết.