TỔNG QUAN
Đơn đặt hàng là tập hợp các thông tin về yêu cầu vận chuyển mà khách hàng gửi cho đơn vị vận tải. Trong đơn sẽ bao gồm các dữ liệu cơ bản như nơi lấy – nơi giao, thời gian mong muốn, số lượng và loại hàng hóa. Dựa vào các thông tin này, đơn vị vận tải có thể sắp xếp phương tiện và thực hiện giao nhận theo đúng thỏa thuận với khách hàng.
Tại màn hình Đơn đặt hàng, hệ thống không chỉ hiển thị chi tiết các thông tin vận chuyển mà còn cho phép quản lý đầy đủ các yếu tố tài chính như cước phí, doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Người dùng có thể nhanh chóng theo dõi tổng doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng tháng hoặc theo từng khách hàng, đồng thời xuất bảng kê đối chiếu chi tiết cho từng khách dựa trên các đơn hàng của họ.
CÁCH TẠO ĐƠN ĐẶT HÀNG
Video hướng dẫn
Các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Tại màn hình đơn đặt hàng -> Bấm chọn dấu (+) thêm mới tại góc phải màn hình
Bước 2: Tại form thông tin chi tiêt đơn hàng, nhập đầy đử các thông tin theo yêu cầu:
Thông tin chung
Mã đơn đặt hàng: Tự động sinh theo quy chuẩn đã thiết lập. VD: TVC_01082025_001
Số đơn hàng: Tự sinh theo mã đơn đặt hàng (Đây là trường thông tin kết nối các đơn hàng con với nhau, các đơn hàng con có cùng rường thông tin này sẽ tạo thành một đơn đặt hàng)
Khách hàng: Danh sách khách hàng đã đã thiết lập sẵn (Đối với một số trường hợp, khách hàng buộc phải có hợp đồng đang trong thời hạn)
Tên khách hàng, số điện thoại: Tự động link ra theo thông tin khách hàng đã tạo.
Dự án: Là thông tin quản lý theo từng hợp đồng hoặc nhóm công việc cụ thể của khách hàng trên hệ thống. Mỗi khách hàng có thể có nhiều dự án khác nhau, và trong mỗi dự án có thể phát sinh nhiều đơn đặt hàng
Ngày đặt hàng: Ngày khách hàng gửi yêu cầu vận chuyển (mặc định là ngày tạo đơn)
Chú thích: Thông tin lưu ý đính kèm cho tài xế
Thông tin lộ trình
Tuyến: Thông tin tuyến đường cố định, lộ trình đã thiết lập sẵn (Từ A-B có thể đi qua những điểm nào, mỗi điểm đi qua tương ứng với một chặng/một đơn hàng con)
Loại tuyến đường: Phân loại tuyến đường để quản lý, danh mục tuyên đường đã được thiết lập sẵn (Ví dụ: Bắc – Năm, Đướng ngắn, Đường dài…)
Điểm nhận/ trả: Điểm lấy hàng (trong trường hợp đã có sẵn tuyến, điểm nhận, trả được tự động fill theo thông tin tuyến)
Trường hợp có phát sinh thêm điểm nhận hoặc trả ngoài tuyến chính, người dùng cần chọn điểm phát sinh tương ứng tại trường thông tin Nhận/Trả.
Ví dụ: Tuyến chính là Hữu Nghị – Hải Phòng, nhưng phát sinh thêm điểm trả tại Đình Vũ. Khi đó, người dùng chọn tuyến Hà Nội – Hải Phòng, sau đó tại điểm trả chọn Đình Vũ. Hệ thống sẽ tự động sinh thêm các chặng phù hợp, cụ thể: Hà Nội – Hải Phòng và Hải Phòng – Đình Vũ.
Ngày nhận/ ngày trả: Dựa theo thời gian người dung nhập, hệ thống sẽ tự động phân bố thời gian nhận/trả theo tổng thời gian đã fix sẵn ở từng điểm trong tuyến.
Loại hình nhận/trả: Loại hình, cách thức giao nhận hàng hóa tại điểm lấy hàng và giao hàng (Sang tải/ cẩu đổi container… )
Thông tin bổ sung nhận/trả: Thông tin bổ sung kèm theo, làm rõ hơn thông tin giao/nhận hàng cho tài xế (Có thể nhập biển số xe cụ thể ở điểm giao/nhận hàng)
Thông tin yêu cầu xe
Cho phép chọn chủng loại xe và số lượng theo yêu cầu, nhằm hỗ trợ điều phối thông tin để sắp xếp xe phù hợp với đơn
Thông tin hàng hóa
Khối lượng: KHối lượng hàng hóa khách hàng yêu cầu vận chuyển
Dung tích: THể tích, số khố
Số lượng: Số lượng hàng hóa yêu cầu vận chuyển
Giá trị hàng hóa: Nhập thông tin giá trị hàng hóa
Tên hàng hóa: Tên loại hành hóa vạn chuyên
Thông tin thanh toán
Cước phí vận chuyển: Có thể nhập hoặc để trông, cước phí sẽ chạy tự động nếu đã có báo giá
Tỷ lệ hoa hồng: Chia tỷ lệ với bên thứ ba
Cước gửi: Là chi phí phát sinh khi đơn vị vận tải không trực tiếp giao hàng đến tận nơi mà phải gửi cho bên thứ ba vận chuyển tiếp đến điểm giao hàng.
Bước 3: Sau khi hoàn tất các thông tin -> Nhân Lưu để hoàn thiện đơn hàng.
KẾT LUẬN
Việc tạo và quản lý đơn đặt hàng trên hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ thông tin vận chuyển, từ khách hàng, lộ trình, hàng hóa đến chi phí và lợi nhuận. Các bước thao tác được thiết kế rõ ràng, dễ thực hiện, đảm bảo người dùng có thể nhanh chóng lập đơn mới, điều phối xe hợp lý và theo dõi hiệu quả từng đơn hàng. Khi sử dụng đúng quy trình, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian quản lý mà còn giảm sai sót, tăng hiệu quả vận hành và tối ưu lợi nhuận.
Mục lục
