Phê duyệt chi phí hàng loạt bằng excel

Mục đích:

Hệ thống cho phép người dùng phê duyệt chi phí cho hàng loạt nhiều chuyến xe trong cùng một thời điểm qua form excel mẫu của CETA. Hố trợ người dùng thuận tiện và nhanh chóng hơn trong quá trình phê duyệt chi phí chuyến xe hàng ngày/ hàng tháng.

Bước 1: Lọc dữ liệu (Xem chi tiết tại ĐÂY)

Bước 2: Xuất Excel

Tại phần Chuyến xe > click chọn mục chuyến xe

 

  • Chọn đối tượng xuất excel: Tối đa 1000 đối tượng cho 1 lần xuất
    • Nhấp ở tiêu đề để chọn toàn trang hoặc ở từng dòng để chọn 1 đối tượng
    • Nhấp nút sang trang để chuyển sang trang tiếp theo và tiếp tục chọn thêm đối tượng
  • Nhấn và mở file excel đã tải xuống

Bước 3: Điền dữ liệu cập nhật

  • Nhấn
  • Với các trường thông tin tô màu xanh: Không nhập vào các cột này

  • Với các trường thông tin tô màu vàng: Có thể nhập dữ liệu vào các cột này
    • Trạng thái phê duyệt: Nhấp chuột vào ô -> Nhấn nút để mở danh sách -> Chọn trạng thái Đã phê duyệt (Nếu không đổi trạng thái Đã phê duyệt, hệ thống sẽ không ghi nhận các chi phí nhập tại dòng đó)

    • Với các trường thông tin chi phí:

      • Có thể nhấn nút để mở Chi phí Định mức và Thực tế của danh mục chi phí đó để tham khảo và chốt Chi phí cuối cùng (xem thêm về các loại Chi phí của chuyến tại ĐÂY)
      • Nhập số tiền đã chốt tại cột Cuối cùng

Lưu ý:

Hệ thống chỉ ghi nhận số liệu cột Cuối cùng, không ghi nhận sự thay đổi ở cột Định mức và Thực tế

Không tự gõ thêm dấu “,” hoặc “.” để ngăn phần nghìn (chú ý định dạng của dữ liệu nếu copy từ file khác sang)

  • Lưu file excel

Bước 4: Tải dữ liệu lên hệ thống

  • Nhấn để tắt tính năng xuất excel

  • Nhấn

  • Nhấp để mở file cần tải, hoặc kéo thả file vào ô => Nhấn

  • Kiểm tra thông tin hợp lệ:
    • Nếu tất cả đối tượng hợp lệ: Chuyển sang bước tiếp theo
    • Nếu xuất hiện đối tượng không hợp lệ:

      • Bật nút để hiện các đối tượng không hợp lệ
      • Xem thứ tự dòng đối tượng bị lỗi, sửa lại cho phù hợp ở file excel và lưu file excel
      • Nhấn và thực hiện tại từ bước

*Lưu ý: Nếu có bản ghi không hợp lệ, vẫn có thể nhấn nút, hệ thống sẽ tự loại bỏ đối tượng không hợp lệ và cập nhật thành công các bản ghi hợp lệ (VD: Đã nhập thành công 3 trên 4 bản ghi)

  • Nhấn , hệ thống thông báo số bản ghi thành công. Nhấn Đóng để tắt thông báo.