Theo dõi tình trạng chứng từ

Mục đích

• Giúp quản lý tình trạng chứng từ theo hệ thống bằng cách tự động cảnh báo đến hạn thu chứng từ và cảnh báo quá hạn dựa vào thời hạn thu chứng từ.
• Khi có đơn hàng được tạo mới, 1 chứng từ tương ứng sẽ được tự động tạo mới gồm các thông tin hiển thị trên màn hình: Thông tin đơn hàng, Tình trạng chứng từ và Thông tin chứng từ.
• Tại danh sách chứng từ, có thể tìm kiếm theo thông tin đơn hàng (Số đơn hàng, Xe, Tài xế, Khách hàng, Ngày nhận – trả,…) và thực hiện cập nhật riêng lẻ/ hàng loạt và in mẫu biên bản.

Các bước thực hiện

Tại phần đơn hàng > click chọn mục “Chứng từ”

Tùy chỉnh hiển thị

• Bước 1: Nhấp chọn
• Bước 2: Tại ô Số bản ghi mặc định: Nhấp chọn số dòng muốn hiển thị trên 1 trang
• Bước 3: Nhấp vào ô vuông hoặc trước tên cột để thêm/ bỏ các cột hiển thị trong danh sách
• Bước 4: Kéo thả nút để thay đổi thứ tự các cột
• Bước 5: Nhấn

Lọc chứng từ

• Cách 1: Lọc theo Số đơn hàng/ Khách hàng/ Xe/ Tài xế: Nhập tên dữ liệu cần tìm vào bộ lọc
• Cách 2: Lọc theo Ngày tháng:
• • Nhấn nút  để chọn loại giới hạn ngày tháng
  • Nhấn để chọn ngày/ khoảng ngày
• Cách 3: Lọc theo Tình trạng chứng từ/ Trạng thái đơn hàng: Nhấn để chọn tình trạng cần lọc

Cập nhật từng đối tượng

* Lưu ý: Cách này chỉ giúp đổi tình trạng chứng từ và thời gian thu chứng từ. Không thể bổ sung thông tin chứng từ theo cách này

• Bước 1: Nhấn vào Mã đơn hàng của đối tượng để hiển thị Thông tin đơn hàng

• Bước 2: Nhấn vào Thu chứng từ, sau đó điền các thông tin để cập nhật chứng từ

Tình trạng chứng từ của đối tượng sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đã thu đủ, Ngày thu chứng từ thực tế mặc định là thời điểm nhấn xác nhận Đã thu đủ chứng từ

---

Cập nhật hàng loạt

• Bước 1: Lọc dữ liệu (Xem chi tiết tại ĐÂY)
• Bước 2: Xuất Excel:

• • Chọn đối tượng xuất excel: Tối đa 1000 đối tượng cho 1 lần xuất
    • Nhấp ở tiêu đề để chọn toàn trang hoặc ở từng dòng để chọn 1 đối tượng
    • Nhấp nút sang trang để chuyển sang trang tiếp theo và tiếp tục chọn thêm đối tượng
  • Nhấn và mở file excel đã tải xuống
• Bước 3: Điền dữ liệu cập nhật
  • Nhấn

Tại excel cập nhật:

• • Với các trường thông tin cần chọn dữ liệu có sẵn trên hệ thống: Nhấp chuột vào ô -> Nhấn nút để mở danh sách -> Chọn trạng thái phù hợp
    • Bắt buộc thu chứng từ
    • Tình trạng chứng từ

• • Với các trường thông tin cần nhập tay dữ liệu:
    • Giờ hạn thu, Giờ thu (thực tế): Gõ theo định dạng HH:mm (VD: 15:00)
    • Ngày hạn thu, Ngày thu (thực tế): Gõ theo định dạng dd/MM/yyyy (VD: 27/12/2020)
    • Số tờ: VD: 2
    • Loại chứng từ: VD: Hóa đơn, Phiếu xuất kho
    • Ghi chú: VD: Phiếu rách góc bên phải
  • Với 2 trường thông tin Giờ thu và Ngày thu: Nếu không điền dữ liệu, khi tải dữ liệu lên hệ thống, mặc định tự động ghi nhận giờ và ngày tháng hiện tại
  • Lưu file excel
• Bước 4: Tải dữ liệu lên hệ thống
  • Nhấn để tắt tính năng xuất excel

• • Nhấn

• • Nhấp để mở file cần tải, hoặc kéo thả file vào ô => Tên file hiển thị trên ô nhập file => Nhấn

• • Kiểm tra thông tin hợp lệ
    • Nếu tất cả đối tượng hợp lệ: Chuyển sang bước tiếp theo
    • Nếu xuất hiện đối tượng không hợp lệ:

• • • • Bật nút để hiện các đối tượng không hợp lệ
      • Xem thứ tự dòng đối tượng bị lỗi, sửa lại cho phù hợp ở file excel và lưu file excel
      • Nhấn và thực hiện tại từ bước

*Lưu ý: Nếu có bản ghi không hợp lệ, vẫn có thể nhấn nút, hệ thống sẽ tự loại bỏ đối tượng không hợp lệ và cập nhật thành công các bản ghi hợp lệ (VD: Đã nhập thành công 3 trên 4 bản ghi)

• • Nhấn , hệ thống thông báo số bản ghi thành công. Nhấn Đóng để tắt thông báo.