Phê duyệt chi phí bằng file excel

Mục đích

    • Cho phép phê duyệt chi phí theo mẫu Excel đã thiết kế. Thay vì nhập trên file Excel kế toán đang dùng, người dùng sẽ nhập dữ liệu tại file Excel Danh sách Phê duyệt chi phí chuyến xe của CETA với mẫu tương tự.
    • Mẫu chi phí khắc phục các điểm bất tiện của file Excel Phê duyệt chi phí mặc định: thừa cột dữ liệu, không sắp xếp được thứ tự cột, không chèn được công thức.
    • Sau khi tạo Mẫu chi phí tại Module Quản lý, file Excel Danh sách Phê duyệt chi phí chuyến xe sẽ bổ sung thêm sheet Bieumau_Trangtinh – nơi người dùng nhập dữ liệu chi phí thay cho sheet Danh sách chuyến (xem chi tiết tại ĐÂY).

Video hướng dẫn

Các bước thực hiện

  • Bước 1: Xuất file và phê duyệt.

    • Tại module chuyến xe > chọn chuyến xe > lọc chuyến cần phê duyệt theo các trường thông tin.
    • Tích chọn các chuyến cần phê duyệt (trong trường hợp chọn hết tất cả các chuyến đã lọc thì có thể bỏ qua bước này)
    • Sau khi đã tích chọn > nhấn xuất excel.

    • Mở file excel danh sách chuyến vừa xuất > nhấn chọn sheet biểu mẫu bảng tính (chính là mẫu phê duyệt đã tạo đẩy lên phần mềm).
    • Phê duyệt chi phí cho chuyến tại biểu mẫu này thay vì phê duyệt theo form mẫu danh sách chuyến của CETA. Tất cả các dữ liệu phê duyệt tại biểu mẫu này sẽ được tự động link sang form phê duyệt của CETA.

    • Sau khi hoàn thành việc phê duyệt tại file biểu mẫu chi phí > chuyển qua tab danh sách chuyến.
    • Tại cột trạng thái phê duyệt > chuyển trạng thái từ Chưa phê duyệt sang Đã phê duyệt.
    • Lưu file lại để đẩy lên phần mềm.
  • Bước 2: Đẩy file đã phê lên hệ thống.
    • Tại màn hình chuyến > chọn nhấn chọn phê duyệt

    • Tại vùng chọn tệp > click để chọn file vừa lưu/ hoặc kéo thả file vào vùng chọn tệp > nhấn Tiếp theo.

    • Hệ thống sẽ tự động check lại tính hợp lệ của dữ liệu trong file
      • Trường hợp hệ thống báo hợp lệ toàn bộ > click nhập để đẩy file đã giải chi lên.
      • Trường hợp dữ liệu chưa hợp lệ, hệ thống báo số dòng và lý do không hợp lệ > Click quay lại để quay lại và sửa lỗi trên file. Sau đó lặp lại các thao tác trên để đẩy file lên. 
    • Sau khi ấn nhập > hệ thống sẽ báo nhập dữ liệu thành công, số bản ghi nhập thành công > hoàn thành việc phê duyệt.